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Una nueva entrega y continuamos con nuestro repaso de los 51 mejores recursos digitales para apoyar la operación de PYMES. Del 18 al 35, aquí tienes algunas de las categorías más interesantes:

-Administración de datos

Tus datos son extremadamente importantes, no solo porque los equipos de cliente-proveedor cada día trabajan como una sola unidad, sino también porque los equipos interdisciplinarios son mucho más creativos y generan más soluciones. Estas son algunas de las aplicaciones estrella:

  • Dropbox fue uno de los innovadores en el almacenamiento de documentos en la nube, y sigue siendo una apuesta sólida para compartir entre plataformas, especialmente si parte de tu equipo tiene una base hardware Windows y la otra parte usa productos Apple. Una breve investigación en línea te permitirá darte una idea de todas las posibilidades. Por ejemplo: un terabyte completo o 1024 gigabytes por tan solo $250.00 al mes.
  • Google Drive es el abanderado de la industria para el almacenamiento de documentos basado en la nube, dado que puede almacenar y editar documentos en su disco mientras gestiona con toda comodidad permisos de revisión y edición de documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, entre muchas otras cosas. También cuesta $250.00 al mes por 1 TB de datos. ¡Una ganga! 
  • iCloud cuesta $ 200.0 al mes y es más adecuado para los productos Apple. Si tu base tecnológica es Apple, es una apuesta sólida.
  • Office 365 para empresas es la plataforma Microsoft de referencia para compartir y colaborar en grupo en documentos Word y Excel. Se integra bien con otras aplicaciones de Windows (como Skype for Business) y te costará $300.00 al mes.

-Finanzas

La gestión de liquidez gobierna y manda todo cuando diriges una pequeña empresa. Es esencial mantener todo registrado y buscar oportunidades de ahorro. Usa estas herramientas para facilitar las finanzas de tu pequeña empresa y verás la diferencia:

  • Mint es una herramienta gratuita para crear presupuestos y analizar gastos mensual o semanalmente. Si bien muchas personas lo usan para realizar un seguimiento de sus finanzas personales, las pequeñas empresas pueden usarlo para monitorear de manera efectiva la situación real de los dineros .
  • Wave es una nueva alternativa a los típicos software de contabilidad de dinosaurios como Quickbooks. Es una forma gratuita de enviar facturas, registrar y analizar los gastos comerciales. Para ser una herramienta gratuita es sorprendentemente dinámica. Dado que Quickbooks Plus cuesta $1,000.00 al mes, es una excelente manera de mantenerse al día con las facturas y ahorrar algo de efectivo.
  • FreshBooks es otro software de contabilidad basado en la nube que cuenta con una vista de escritorio fácil de usar y muy limpia. También está diseñado pensando en las pequeñas empresas, y por $300.00 al mes puedes tener la versión Premium con una gama impresionante de aplicaciones y herramientas de administración y facturación.
  • Acorns es una forma creativa de canalizar los fondos presupuestarios no utilizados hacia la inversión. Esencialmente, la aplicación redondea tu flujo de efectivo hacia las opciones de inversión más cercanas. Es una gran herramienta para trabajadores independientes y otras personas que trabajan por cuenta propia que pueden carecer de un vehículo tradicional de inversión para la jubilación, como una cuenta AFORE. Acorns cuesta apenas $20.00 al mes para la gestión de carteras de menos de $100,000.00. Si superas este monto la cuota asciende al .25% de tus activos.
  • Expensify es útil para empresas con muchos recibos físicos, ya que escanea, digitaliza y almacena estos de manera efectiva para crear informes de gastos. Puedes ahorrarte la molestia de conservar trozos de papel de recibo a perpetuidad mientras te brinda la tranquilidad de saber que se contabilizan todas las compras. Una cuenta comercial cuesta $200.00 al mes.
  • joinhoney es algo que todos deberían usar, no solo los propietarios de pequeñas empresas. Como una extensión de tu navegador, busca en la web códigos promocionales y cupones que puedes canjear al realizar tus compras. Es especialmente útil si compras suministros comerciales a través de Amazon. Y lo mejor de todo, es gratis.
  • PayPal es la principal aplicación de pago por Internet que existe a nivel mundial. Es perfecta para pagar a tus proveedores de forma rápida y segura, mientras mantienes automáticamente registros de todos sus pagos. También puedes usar su aplicación hermana, Venmo, si tienes que pagar rápidamente mientras viajas y solo tienes a mano tu teléfono. Ambos son gratis.
  • Square será tu herramienta preferida para vender cosas rápidamente. La aplicación te permite conectar un lector de tarjetas directo a tu teléfono para facilitar las compras y los pagos de manera rápida y económica. Square te cobrará un porcentaje de la compra (generalmente 2.75% por tarjeta deslizada), así que tómalo en cuenta a la hora de determinar el precio de tus productos o servicios.
  • Minomina es un simulador que calcula las retenciones, impuestos y cuotas de Seguro Social Afore e Infonavit de todos tus empleados. Tiene un alto nivel de seguridad y protección de datos. Disponible en Google Play y App Store.

-Productividad

Atrás quedaron los días de correos electrónicos de seguimiento y gestión de proyectos ad hoc dispersos en la correspondencia de la oficina y los post-its de colores. Estas aplicaciones de productividad te permiten gestionar y delegar tareas con facilidad, así como análisis para la toma de decisiones:

  • Wrike es una aplicación dinámica para gestionar flujos de trabajo y proyectos fácilmente. Puedes crear flujos de trabajo personalizados que se ajusten a los plazos de entrega, verificar el progreso de las tareas delegadas en tiempo real y analizar la productividad después. Es ideal para empresas creativas que necesitan compartir el progreso en gráficos y videos. Su plan profesional es de $200.00 por usuario aproximadamente y su plan de negocios es de $300.00 por empresa para funciones adicionales.
  • Asana es otra gran herramienta para las empresas que necesitan centrarse principalmente en la colaboración y la productividad, proporcionando horarios, gestión de tareas y mensajería en la aplicación. Es una buena herramienta de productividad general para cualquier negocio, independientemente de la industria. Además, es asequible, a $220.00 por persona en su plan premium.
  • Basecamp agiliza la productividad, el almacenamiento de archivos y la gestión de tareas en una sola aplicación, lo que evita la necesidad de cambiar de plataforma para compartir y colaborar en documentos. Ofrece listas de tareas limpias para cada miembro del equipo y es probablemente la aplicación más fácil de usar en esta lista. Además de eso, tiene un precio de $2,000.00 al mes para tantos usuarios como necesite, lo que lo convierte en una buena opción para empresas en crecimiento con una lista cambiante de colaboradores.
  • Minutes es la aplicación de referencia para las empresas que tienen muchas reuniones, pues te permite tener visibles en un solo lugar las agendas y los documentos más actualizados de un proyecto. Todos los invitados pueden colaborar en tiempo real; hace que la comunicación entre los equipos sea muy fluida. Puedes enviar una lista de tareas personalizada a todos los asistentes para que nada se pierda. Por un precio en dólares equivalente a $120.00 al mes, la versión premium en inglés es una forma económica de hacer el trabajo y se coordinan reuniones eficaces y productivas.
  • No debe confundirse con la aplicación anterior: My Minutes es una herramienta para la productividad personal. Te permite asignar tiempo a lo largo del día para manejar tareas clave, tanto dentro como fuera de la oficina. Podrás contar con 30 minutos para revisar el correo electrónico, 20 minutos para hacer ejercicio y una hora para el ocio para que puedas concentrarte sin agotarte. También es gratis.
  • Clear es una aplicación de productividad para hacer listas rápidas. No está disponible en español pero su amable presentación estética (completa con esquemas de color personalizados) evita las molestias visuales de las aplicaciones predeterminadas como las Notas de Apple. Además de eso, la aplicación hace un sonido de campana agradable cada vez que completa una tarea, proporcionando un mecanismo pavloviano para recompensar los logros. Es un dulce que solo cuesta el equivalente en dólares a unos $200.00 en la App Store.
  • Evernote es el estándar de oro de las aplicaciones para tomar notas. Integra a la perfección notas de reuniones entre plataformas y usuarios mientras escanea ideas escritas a mano con tecnología que reconoce incluso la letra de un médico. Su servicio básico es gratuito, pero por solo $65.00 al mes puedes conseguir el plan profesional.

LastPass es una extensión del navegador web que almacena todas tus contraseñas automáticamente, lo que te permite utilizar diferentes códigos de acceso para diferentes aplicaciones. Esto es útil para mantener la seguridad y elimina la necesidad de ese documento secreto de Word donde has escrito todas sus contraseñas (que, por cierto, debes eliminar ¡hoy mismo!). También es de uso gratuito.