Las propietarias de emprendimientos y microempresas a menudo desconfían en dejar tareas en manos de otras personas o ceder la operación del negocio, pero delegar es clave para hacer crecer una empresa. 

Delegar es una de las tareas más difíciles a las que se enfrenta la dueña de un emprendimiento. Sin embargo, cuando se crea una microempresa el tiempo queda corto, resulta casi imposible que una sola persona gestione todo, y de por sí, manejar una organización por pequeña que sea tampoco es tarea sencilla: es exigente y a largo plazo agotador. Por tanto, con el tiempo, es común que las personas emprendedoras se enfrenten a la angustiosa tarea de delegar. 

Ahora bien, es necesario entender que delegar te lleva a crecer a nivel empresarial. Es normal al principio tener miedo a entregar tu empresa y ciertas tareas que rigen su operación a un asesor o a otras personas. Aun así, es un miedo que puede superarse con el tiempo al saber que esas tareas están en manos de personas preparadas. 

¿Por qué es importante delegar tareas?

La importancia radica en evaluar dónde pasas el tiempo trabajando y si esas tareas a las cuales le inviertes tiempo se encuentran por debajo de tus capacidades. Una tarea delegable puede ser aquella que te consume mucho tiempo, pero que otra persona puede hacer sin necesitar de un entrenamiento intenso. 

Un ejemplo de tarea delegable podría ser: capturar datos de clientes, contestar llamadas o atender la correspondencia de rutina. Esas son tareas que consumen tu tiempo, mientras que pudieses estar desarrollando una tarea más elemental dentro de la empresa. 

Imagina dejar de hacer una tarea importante para responder una llamada confirmando una reunión o brindando una información básica a un cliente, u otro asunto trivial. No solo pierdes tiempo en la llamada, pierdes la oportunidad de estar haciendo algo crucial. Las interrupciones son enemigas de la producción. Y es ahí donde radica la importancia de delegar tareas. 

Procura delegar las funciones vinculadas a tu microempresa y su entorno regulatorio. Algunos asuntos y tareas pueden ser delegadas y hay otras que no. Si hay tareas que requieren ser realizadas por un profesional con licencia y tú eres la única que la tiene, entonces sí debes hacerla tú. 

Determinar qué tareas delegar

Algunas tareas requieren mayor precisión y responsabilidad, mientras que otras tareas son de apoyo. Las tareas más delicadas son aquellas que deben realizarse de una forma determinada y en un orden estricto. 

Las primeras pueden ser delegadas a una persona preparada en el área y con experiencia. En el caso de las tareas de apoyo, ayudan ciertamente si se hacen a tiempo y deben hacerse por supuesto, pero no requieren de un profesional o de mayor esfuerzo. Hacer una presentación puede considerarse como una tarea de apoyo, es decir, una tarea perfectamente delegable. 

Las personas generalmente encuentran dos obstáculos importantes en su camino hacia delegar

Uno es el deseo de deshacerse de las tareas tediosas, quizás no te interese llamar a clientes potenciales y convertirlos en clientes. Quizás encuentres esta tarea agotadora, pero es una tarea clave para hacer crecer tu negocio.  

En tal caso, es posible delegar esa tarea a una persona preparada a nivel comercial. No esperes delegar este tipo de tareas a cualquier persona sin conocimiento y esperar buenos resultados. 

Centrarte en el crecimiento 

Recuerda por qué quieres y necesitas delegar en tu negocio. Puede que necesites tomar el control de otras tareas más técnicas dentro de la empresa o simplemente quieras tener más tiempo libre para compartir con tu familia o llevar a cabo tus pasatiempos.

Eventualmente podrás quitarte de encima las tareas pequeñas pero importantes, sin embargo, esto sucederá así: “eventualmente”, no desde el principio. También resulta importante conocer al menos un poco de cada área para ayudar y ser guía al momento de delegar. 

El problema número dos es el perfeccionismo. Más del 90% de los emprendedores son perfeccionistas y ese es un gran problema al momento de delegar. La perfección es uno de los principales enemigos del tiempo. Hacer las cosas muy bien lleva un poco de tiempo; hacerlas perfectas requiere mucho más. 

Posiblemente estés enfocada en crear un negocio perfecto, y esto puede ser un gran obstáculo al momento de delegar porque en tu cabeza nadie puede hacer las tareas tan “perfectas” cómo tú las haces. En una empresa de servicios particularmente, no puede hablarse de perfección. Puede que tengas un diferenciador del resto y que lleves una organización increíble en tu emprendimiento, pero siempre hay que estar preparada y consciente para un imperfecto. Ten en cuenta que tus colaboradores puede que hagan las tareas mejor o igual de bien que tú, pero a su propio estilo y ritmo. 

Deja ir la perfección y acepta todo lo que está muy bien. Tus clientes pueden tener la mejor referencia de tu trabajo, pueden pensar que lo haces muy bien y lo seguirán pensando. La única que puede notar una diferencia considerable entre lo bueno y lo perfecto eres tú. 

Configurando tu equipo 

Las tareas delegables en ocasiones pueden conllevar a un contacto directo con los clientes. Es decir, tu delegado, se convierte en el rostro de la marca o empresa.  De allí la importancia de seleccionar el personal adecuado que vaya a desenvolverse en el puesto de atención al cliente, estos serán embajadores de tu marca. 

Procura escoger a las personas que representan tu marca, que tengan propiedad y fluidez al hablar, que tengan buena higiene y demás rasgos que beneficien la reputación de tu empresa. 

Por otra parte, es normal querer mantener los costos al mínimo, pero no hay que exagerar. Ahorrar algunos pesos puede empañar tu marca, lo que más adelante puede costarte más dinero. Esa no es una propuesta de valor efectiva. Una forma efectiva de ahorrar dinero podría ser compartir espacios de oficina con otros asesores, y en algunos casos, compartir personal. 

Lo más importante es encontrar y capacitar a las personas adecuadas para conformar un equipo sólido y preparado. Aunque esto puede tomarte un buen tiempo, es una inversión a futuro que valdrá la pena para tu negocio. 

Avanza siempre con cautela y de forma inteligente a beneficio de tu empresa. No te detengas, sigue adelante. El que creas que es el mayor impedimento para el crecimiento de tu negocio es el primer impedimento que debes eliminar.