Resumen de 6 segundos: Los propietarios de pequeñas empresas a menudo dudan en ceder la operación de su negocio a otra persona; pero delegar tareas es clave para expandir su empresa.
El tiempo es el mayor impedimento para el crecimiento de una empresa. Mientras seas solo tú el único de tus empleados, la tarea es imposible.
Manejar cualquier negocio es difícil. Es exigente y agotador. Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo. Con el tiempo, todos los propietarios de empresas, incluidos los asesores financieros, se enfrentan a la abrumadora tarea de delegar.
Un asesor, el sueño de un negocio que trabaja tan cerca con sus clientes, no lo ve de esa manera. Piensan que están entregando a su bebé a un completo extraño. Y eso puede dar mucho miedo. Miedo que siempre se puede superar.
Delegar puede ser gratificante cuando se hace correctamente. Puedes delegar y crecer. Es más, necesitas delegar para crecer. La clave está en los detalles.
La clave no es mirar dónde pasas la mayor parte del tiempo. Con suerte, passa la mayor parte del tiempo frente a tus clientes. Ese es tu trabajo.
Por qué es importante delegar tareas
La clave es mirar si pasas el tiempo trabajando por debajo de tus capacidades.
Esa es la esencia de una tarea fácilmente delegable: una que te absorbe mucho tiempo, pero que otra persona puede realizar sin un entrenamiento excesivo.
Piensa en la captura de datos, en contestar llamadas o en atender la correspondencia de rutina. Estas cosas no solo mastican a su tiempo. Lo devoran.
Hay un efecto agravante. Cuando dejas de hacer la tarea importante que estás haciendo para responder una llamada confirmando una reunión, o algún otro asunto importante pero trivial, estás distraído.
No solo pierdes el tiempo de la llamada; pierdes varias veces el tiempo de la llamada. Las interrupciones son enemigas de la producción. Sin embargo, son la clave para un gran servicio. Alguien necesita hacer estas cosas. Pero ese alguien no necesitas ser tú.
Lo que debes delegar son las funciones vinculadas a tu empresa y su entorno regulatorio. Algunas cosas las puedes delegar, otras no. Si una tarea debe realizarla un profesional con licencia y tú eres el único que la tiene, entonces tú debes hacerla.
Determinar qué tareas delegar
Algunas tareas son tareas críticas y otras son tareas de apoyo. Las tareas críticas son aquellas que deben realizarse de una manera determinada y deben realizarse en un orden determinado.
Estas tareas se pueden delegar a una persona con la formación y la experiencia adecuadas. Otras son las tareas de apoyo. Deben hacerse. Ayuda si se hacen a tiempo. Hacer una presentación es un ejemplo de una tarea de apoyo. Debe hacerse y ayuda hacerla de manera oportuna. Perfectamente delegable.
Las personas generalmente encuentran dos obstáculos importantes en su camino hacia delegar.
Uno es el deseo de descargarse de las tareas indeseables. Quizás no le interese llamar a los clientes potenciales y convertirlos en clientes. Quizás encuentres esto indeseable. Ésta es una tarea clave para tu negocio.
En última instancia, es posible que pueda delegar esto, pero necesitará a alguien especial, muy especial, para realizar esta tarea. No puedes tomar una tarea que debe realizarse de la manera más eficaz posible, delegarla en una persona sin experiencia y esperar buenos resultados.
Centrarte en el crecimiento
Recuerda por qué estás haciendo esto. Necesita tomar el control de tu papel dentro de tu negocio para poder crecer, tomarte un tiempo libre o ambos.
Delegar una tarea que perjudica el crecimiento de tu negocio no te ayuda a avanzar hacia tu objetivo.
Eventualmente podrás quitarte de encima las tareas de apoyo menos agradecidas. Pero desde luego, no al principio.
Vayamos al problema número dos: el perfeccionismo. Más del 90% de los asesores financieros ven a un perfeccionista mirándolos en el espejo cada mañana. El perfeccionismo es un problema multifacético.
La perfección es un ladrón de tiempo en sí mismo. Hacer las cosas muy bien lleva un poco de tiempo; hacerlas perfectas requiere mucho más. Lo que nos lleva al enigma del perfeccionismo.
Te estás esforzando por crear un negocio perfecto; pero lo perfecto no existe. Perfecto es un concepto subjetivo. Tu perfecto es el extremadamente bueno de otra persona, quizás su muy bueno. Su perfecto es tu muy bueno. No hay consenso sobre la perfección, especialmente en una empresa de servicios.
Ser muy bueno debe ser tu objetivo. Establece tus parámetros para juzgar tu desempeño y determina qué significa muy bien para ti. Recuerda: la perfección no es humana y arruina.
El perfeccionismo es un obstáculo para la delegación porque en tu cabeza nadie puede hacerlas cosas tan perfectamente como tú. En realidad el problema es que nadie lo hará como tu lo haces.
Deja ir la perfección y abraza todo lo que está muy bien. Tus clientes pensaron que tu trabajo era muy bueno y lo seguirán pensando. El único que puede encontrar una diferencia entre lo bueno y lo perfecto eres tú.
Todo ese tiempo que dedicas a la perfección es solo para ti. Y un psiquiatra podría relacionarlo con alguna inseguridad basada en la infancia o algo así. Suelta tu perfeccionismo; déjalo ir como el problema que es.
Configurando tu equipo
Las tareas delegables a veces implican contacto directo con los clientes. Así, la persona en quien delegas, tu delegado, se convierte en el rostro de tu negocio.
Le conviene tener esto en cuenta al seleccionar personal para cualquier puesto de atención al público. Son embajadores de tu marca.
Su propiedad al hablar, su higiene y otros rasgos serán inseparables de tu reputación. Si quieres ser percibido como un profesional, querrás contar con ayuda profesional.
Muchos asesores quieren mantener los costos al mínimo, lo cual es comprensible. Pero no ahorres centavos que al final empañen tu marca porque te costará mucho dinero. Esa no es una propuesta de valor.
Si compartes espacio de oficina con otros asesores, el personal común en ese punto de trabajo puede ser una forma de comenzar. Compartir personal puede tener sus propios problemas, pero puede ser un gran puente para tener personal propio.
Lo más importante es…
Encontrar y capacitar a la persona adecuada y, en última instancia, a las personas adecuadas, te llevará tiempo.
Pero es una inversión a futuro para tu negocio.
Avanza con cautela y reflexionando las cosas. Pero no te detengas; sigue adelante. El que creas que es el mayor impedimento para el crecimiento de tu negocio es el primer impedimento que debes eliminar.