Resumen de 6 segundos: Si estás iniciando tu propia empresa asegúrate de evitar estos errores.
Si estás leyendo esto, es muy probable que hayas comenzado tu propio negocio o que te estés preparando para hacerlo. ¡Felicidades! Como probablemente ya has descubierto, hay muchas piezas móviles en la creación de una nueva empresa, muchas de las cuales son completamente ajenas para alguien que recién comienza en el mundo de los negocios.
Por ejemplo, los asuntos legales. Estos casi siempre quedan al final de la lista de los nuevos emprendedores. Pero descuidar lo básico puede tener consecuencias devastadoras en el futuro. Echemos un vistazo a algunas áreas que las startups a menudo pasan por alto o manejan mal y cómo puedes evitar caer en los mismos errores de las empresas pequeñas.
1. Elegir una estructura empresarial incorrecta
La formación de una entidad corporativa suele ser uno de los primeros pasos que dan las nuevas empresas. Es importante tener algún tipo de estructura para limitar tu responsabilidad personal y ayudar a mantener los ingresos y gastos comerciales separados de los tuyos.
Hay varias estructuras corporativas disponibles para ti, pero en México las más comunes son la sociedad anónima (S.A.) y la sociedad de responsabilidad limitada (SRL). Cada uno de estos tiene ventajas y desventajas. La entidad que tenga más sentido para tu negocio dependerá de la estructura de propiedad que necesites, las posibles implicaciones fiscales y la forma en que deseas hacer crecer el negocio.
La elección de la estructura incorrecta generalmente se puede solucionar, aunque podrías perder dinero en impuestos u otras tarifas antes de que puedas corregirlo. Y hay ciertos problemas que son más difíciles de arreglar. Por ejemplo, existen ciertos requisitos respecto a la nacionalidad de los socios y el giro de actividad al que quieran dedicarse.
Al final, casi todos los trámites y requerimientos son temporales por lo que es necesario refrendarlos cada cierto tiempo y presentar documentos periódicamente para mantener vigente una entidad.
La falta de presentación y cumplimiento de documentos y trámites, o una presentación tardía y deficiente, puede generar cargos por demora o incluso la pérdida de tu negocio.
Por todas estas razones, es imperativo trabajar con un abogado y un contador para establecer tu negocio y asegurarte de que comprendas lo que debes hacer para mantenerlo al día.
2. No tener condiciones de servicio o política de privacidad
No tener términos de servicio o política de privacidad en tu sitio web o en tu aplicación móvil puede generar una multitud de problemas. Los términos de servicio rigen la forma en que los clientes tratan con tu sitio web o hacen uso de tus servicios y, por lo general, cubren cuestiones importantes y problemáticas, como la facturación, las políticas de uso del sitio y la propiedad de la propiedad intelectual de los clientes.
Tu política de privacidad establece los tipos de datos que recopilas de los clientes y la forma cómo usas esos datos. Este es un aspecto cada vez más sensible dadas las recientes amenazas al patrimonio y la identidad que representan hackers y ciberdelincuentes. Es importante asegurarte de que tu sitio divulgue la mayor cantidad de información posible sobre los datos personales de tus usuarios y de que cumplas con la ley de Protección de Datos Personales de México.
3. No hacer que los miembros del equipo firmen contratos
A medida que tu negocio comience a crecer, tendrás que contratar empleados, en nómina o en régimen de freelance que trabajen para ti. Estas relaciones a menudo comienzan de manera bastante informal. Sin embargo, no hacer que los miembros de tu equipo firmen al menos acuerdos básicos puede generar grandes dolores de cabeza en el futuro.
Como mínimo, los miembros del equipo deben firmar acuerdos de confidencialidad y acuerdos de cesión de invención. Estos documentos garantizan que tu equipo no utilice tus ideas para sus propios fines (ni las lleve a un competidor) y que tu tengas la propiedad total de cualquier producto de trabajo que produzcan para ti. Tus empleados y consultores casi no tienen incentivo alguno para aceptar estos términos después de hechos consumados, por lo que es imperativo que firmen documentos claros y completos cuando comiencen a trabajar para ti.
Los empleados suponen más trabajo para ti que los contratistas, ya que tendrás que preocuparte por los impuestos, los seguros, la nómina y otras cuestiones. Y no creas que puedes evitar todo esto simplemente llamando a un trabajador “independiente”. Las leyes y regulaciones federales, estatales y locales establecen una variedad de factores que determinan si un trabajador es un empleado o no, y las sanciones por clasificación errónea pueden ser elevadas.
4. No proteger tu propiedad intelectual
Casi todas las empresas tienen al menos algo de propiedad intelectual que deben proteger. Para muchas empresas, esta propiedad intelectual constituye la columna vertebral de su producto.
Por ejemplo, ¿dónde estaría Uber sin su aplicación móvil y la infraestructura que la sustenta?
Si tu producto se basa en software patentado u otra propiedad intelectual, puede tener sentido considerar patentar o proteger tu tecnología. Incluso si tu negocio no involucra tecnología patentada, casi siempre es una buena idea registrar tu marca, tanto para evitar que otros operen bajo nombres que podrían ser confusamente similares o como para asegurarte de no infringir inadvertidamente la marca registrada de otra empresa.
Muchas empresas postergan la protección de su propiedad intelectual, a menudo porque piensan que es demasiado caro o que no es una prioridad. Esto puede ser cierto para ciertas patentes, pero las marcas registradas y los derechos de autor son relativamente económicos. Además, son mucho más baratos que tener que cambiar tu nombre o iniciar una acción por infracción en el futuro.
Otros errores que deben evitar en las empresas pequeñas
Lo anterior no es de ninguna manera una lista exhaustiva de los problemas legales que enfrentan las nuevas empresas. De hecho, la ley a menudo puede parecer un monstruo de pesadilla. ¡Cortas una cabeza y dos vuelven a crecer en su lugar!
Los asuntos legales pueden ser abrumadores, por eso es importante encontrar un abogado con quien te sientas cómodo y con experiencia en ayudar a empresas como la tuya. También harías bien en encontrar un contador que pueda ayudar con los impuestos y las finanzas, y dependiendo de tu modelo de negocio, es posible que también se necesiten otros profesionales.
La buena noticia es que una vez que encuentres un equipo de asesores que te guste, ellos deberían poder ayudarte a lidiar con los problemas legales y financieros de tu negocio para que puedas concentrarte en lo que más te gusta, y tal vez incluso ¡ganar un poco de dinero en el camino!