Cada vez son más las empresas abiertas a seguir la metodología de teletrabajo; de ahí que los tele-trabajadores trabajen en múltiples oficinas: en casa, en cafeterías, en espacios de trabajo conjunto estilo WeWork. Incluso, los trabajadores en esta modalidad optan por probar diferentes diseños y estrategias de oficina. Estas experiencias posiblemente les hayan enseñado las normas básicas a seguir para ser más productivos cuando trabajan desde casa. 

La productividad y organización en la oficina desde casa es esencial para los tele-trabajadores, bien sea una freelancer autónoma cuyas ganancias dependan estrictamente de su productividad, o una empleada de empresa que trabaja de forma remota y debe cumplir con tareas diarias, sin importar si trabaja desde su sofá o su cubículo en la empresa. 

Si perteneces al porcentaje de personas que continúan trabajando desde casa en Colombia o si quieres aprender cómo ser más productiva trabajando desde tu casa, estás recomendaciones podrían funcionar y garantizar que tu experiencia sea productiva y agradable. 

1. Evita las zonas de alto tráfico dentro de tu casa

Uno de los consejos más útiles para tele-trabajar eficazmente es buscar el lugar idóneo dentro de casa. Si vives con más personas, evita las zonas comunes donde haya mayor tráfico o donde se hagan las actividades en común. Busca un rincón tranquilo, silencioso y que no te genere distracciones, si tienes la posibilidad de tener un cuarto específico que puedas cerrar para armar tu oficina, esta podría ser la mejor opción. 

En caso que asistas a un coworking, trata de evitar las zonas congestionadas, ruidosas, donde estén las máquinas de snacks y los espacios centrales. 

“Algunas áreas de tu casa son más adecuadas para una oficina en casa que otras”, dice el teletrabajador Ron Humes, vicepresidente de la compañía de marketing digital Post Modern Marketing. “Si vives con otras personas, especialmente niños, ni siquiera pienses en colocar tu oficina en áreas donde compartas espacio con ellos”.

Incluso si no es un espacio de oficina permanente, elegir un espacio en casa con puerta puede aumentar considerablemente tu productividad cuando trabajas desde casa, ya que no hay distracción alguna. Al cerrar la puerta estarás asegurando no distraerte con ruidos o interrupciones del resto de las personas dentro de la casa. 

Adicionalmente, sería beneficioso que avises a tus acompañantes, familiares, pareja y niños que deben respetar tu horario de oficina cuando la puerta de la habitación esté cerrada. 

2. Elige un lugar con buena temperatura

Los expertos en economía doméstica aconsejan que bajar el termostato es sinónimo de ahorro. Sin embargo, eso puede funcionar en ciertas ocasiones. Lo ideal es regular la temperatura de la habitación o espacio donde vayas a trabajar. 

Si trabajas en una habitación fría, es posible que tus dedos se enfríen y pierdas la concentración. Entonces, lo ideal es usar una buena chaqueta y ambientar el lugar. Lo mismo sucede si teletrabajas en tierra caliente como Barranquilla o Arauca, por ejemplo, donde tu espacio de trabajo debe ser fresco; si hace calor no estarás concentrada y, por el contrario, estarás disminuyendo tu productividad. 

Los estudios afirman que los trabajadores son menos productivos cuando la temperatura es muy fría o demasiado calurosa en la oficina. 

3. Limpia tu oficina

Una vez hayas definido cuál será tu espacio de trabajo en casa, es hora de limpiar y organizar. Lo recomendable es desocupar por completo el escritorio, incluso mover el computador. Luego deberás seleccionar qué necesitas realmente para teletrabajar, con cada objeto tendrás que preguntarte si lo usas al menos una vez a la semana. Si la respuesta es no, mejor moverlo a otra zona o guardarlo en algún closet. 

Luego de apartar lo que sí usas, es momento de organizar las cosas de mayor a menor frecuencia de usabilidad. Es decir, si usas más los esferos, resaltadores, agendas y stickers, es lo que debe estar a la vista y cerca a tu escritorio. Tomando como prioridad por supuesto el computador, el mouse, la agenda, la taza para el tinto y el bloc de notas.

En el caso de las reglas, sobres y demás objetos que casi no uses, pero que son importantes tener cerca, puedes guardarlos en una cesta y colocarla en un lugar más apartado del escritorio u oficina. 

La limpieza no solo te ayudará a tener un espacio más organizado, también te ayudará a consolidar tu oficina en casa. Sentirás la diferencia entre hogar y trabajo. 

“La falta de esa estructura formal que proporciona la oficina puede desdibujar seriamente las líneas entre su vida personal y el trabajo cuando trabaja desde casa”, dice el profesional de recursos humanos Darko Jacimovic. “Crear condiciones que se asemejen a la oficina en tu hogar funciona bien para este propósito”.

Ten en cuenta que tener objetos que no sean parte de tu oficina en el espacio de trabajo, puede ser un gran distractor, por ende, notarás una disminución en la productividad. Al configurar el teletrabajo, realiza siempre una limpieza profunda del espacio de trabajo antes de empezar la jornada. 

4. Consigue una caneca de basura

Muchos teletrabajadores al momento de organizar el espacio de trabajo en casa ignoran el hecho de tener una caneca cerca. Piensan que podría ser útil desechar papeles y basura en la papelera del baño o de la cocina y así aprovechar para hacer una pausa activa. Pero al final del día resulta que por pereza van apilando un montón de papeles que deberían ir directo a la basura.

Entonces, lo recomendable es comprar una papelera mediana que soporte la cantidad de residuos que producen semanalmente en la oficina. Es una buena opción para tener un mejor orden y limpieza del lugar, y no requiere gran inversión. 

5. Establece un proceso de presentación

Una vez realizada la limpieza, es momento de dar los últimos toques para que el área se mantenga fresca y motive a estar concentrados durante la jornada. 

Es elemental saber cómo funciona tu cerebro y tu flujo de trabajo para maximizar la producción. Hay personas que no pueden trabajar en espacios desordenados, por lo que crean un sistema de archivo configurado para el correo y los documentos que van llegando a la bandeja, así como los correos que no son importantes y pueden esperar para el final del día o fin de la semana. 

Para evitar el desorden, usa un escritorio con suficiente espacio, libre de objetos innecesarios y pocos útiles para el transcurso del día. Solo deja espacio para tu agenda, esferos y tu computador. Eso sin duda motiva a trabajar de forma más eficaz. 

6. Usa la tecnología para limitar las distracciones

Una de las desventajas de trabajar desde casa pueden ser las distracciones. Es común que al estar en un espacio solas encontremos cualquier motivo para desviarnos de la tarea que estemos desarrollando. Para dar solución a esto, te compartimos algunas aplicaciones de productividad para trabajar desde casa: 

Toggle: Es una herramienta en línea gratuita que rastrea tu actividad mientras navegas por la web y proporciona informes basados en cuánto tiempo pasas en ciertos sitios. Esto te permitirá ver cómo y dónde estás dejando ir el tiempo para que pueda establecer límites para evitar distracciones en el futuro.

El temporizador Focus Booster utiliza la técnica Pomodoro para realizar un seguimiento de tu tiempo e intercalar pequeños períodos de productividad con descansos frecuentes. Esto significa que el temporizador se apagará después de trabajar durante 25 minutos y luego te recordará que tomes un descanso de cinco minutos antes de que comiences el siguiente conjunto de trabajo.

La aplicación de autocontrol es una aplicación de escritorio gratuita que bloquea ciertos sitios web y sitios de redes sociales durante un período de tiempo específico para que no te sientas tentado a navegar por la web cuando se supone que debes estar trabajando. Está dirigido a usuarios de Mac, pero también hay una extensión del navegador Chrome disponible.

Además de estas aplicaciones, también puedes usar gestor de tareas en línea como Asana o Trello. Estas resultan útiles para organizar tus tareas por orden de importancia (pudiendo establecer un color para cada categoría o actividad), así como para establecer recordatorios. Ambas aplicaciones son gratuitas y se pueden usar desde el computador o celular. 

Es cuestión de que indagues entre todas estas aplicaciones y veas cuál te resulta mejor de acuerdo a tu flujo de trabajo. 

“El software de seguimiento de tiempo puede ayudarlo a dividir su carga de trabajo en tareas más pequeñas, y también realizará un seguimiento del tiempo que lleva completar cada elemento”, agrega Jacimovic.

Consejo adicional: desconéctate de tus redes sociales personales

Finalmente, desactiva las notificaciones de tus redes sociales como Facebook, TikTok e Instagram. Estas Apps pueden afectar tu productividad, aun cuando solo ingreses por 2 minutos. 

“Apaga las redes sociales o cierra completamente Internet durante el trabajo”, recomienda Raj Vardhman, cofundador del sitio de empleo remoto GoRemotely. “Una sola notificación es suficiente para hacernos ver videos de Corgi todo el día; para trabajar de manera productiva, debemos asegurarnos de que nuestras distracciones en línea están silenciadas”.

7. Escucha música motivadora

Ahora que tu espacio está limpio, organizado y optimizado para el trabajo, ha llegado la hora de acelerar tu productividad. Te recomendamos escuchar música motivadora. El tipo de música puede definir cuánto o qué tan poco puedes avanzar en tus tareas del día. 

Una de las herramientas ideales para avanzar en el trabajo y ser productivo es la aplicación de música Focus@Will. Es un servicio respaldado por la ciencia para ayudarte a ser más productivo y reducir las distracciones mientras trabajas o estudias. 

Si ves necesario, podrías usar audífonos, así le darás una señal de que estás concentrado a los que te rodean para que no te interrumpan. 

8. Deja entrar la luz

Tener una oficina con buena luz natural juega un papel fundamental para la productividad. Si estás en un espacio oscuro, probablemente no sientas motivación para trabajar, cuestión que sí sucede cuando buscas un espacio con luz o ventanas que den a espacios exteriores. 

El acceso a la iluminación natural mayormente conlleva a un mejor estado de alerta y productividad, asimismo, disminuye los dolores de cabeza y fatiga visual. Esto según un estudio publicado en Science Direct.

“Las ventanas con vista y luz natural son una excelente manera de iluminar una oficina, pero un escritorio mirando hacia la ventana es una invitación a distracciones que podrían no ayudar a su productividad”, recomienda Humes. “Piensa en la mayoría de las oficinas formales donde el escritorio y silla dan a la entrada de la puerta y tienen al lado la ventana. Esta estrategia puede dar la sensación y los beneficios que provienen de una mejor iluminación sin robar el enfoque”.

Permite que la luz natural entre a tu espacio de trabajo y verás cómo se dispara tu productividad. 

9. Elige filtros de color para tus dispositivos

¿Sabías que la luz azul emitida por las computadoras y los teléfonos celulares en realidad puede interferir con tu ciclo de sueño? Así es, puede ser la causa de la mala calidad de sueño e incluso de una mala salud en general. Estos efectos aumentan durante las horas de la tarde y la noche. 

Puedes usar en tu computador el programa f.lux, que es gratuito y ayuda a filtrar automáticamente la luz azul cada vez que el sol sale. También hay varias aplicaciones que te ayudan a regular la luz del teléfono. Otra muy buena opción es usar la configuración interna del celular, como la función Night Shift de iPhone. 

10. Compra una planta 

Si te sigues preguntando cómo organizar tu oficina en casa, acá te compartimos una muy buena opción. Las plantas más allá de ser parte de la decoración, también son un elemento importante para aumentar la productividad. Además, las plantas limpian las toxinas del aire interior y disminuyen el estrés, según un estudio publicado por Environmental Science and Pollution Research.

11. Establecer un horario de limpieza regular

Si sigues los pasos que anteriormente te hemos mencionado, no deberías tener problemas en cuanto a la organización de tu escritorio. Pero de pronto, si te autosaboteas, podrías configurar un recordatorio semanal para revisar lo que hay sobre tu escritorio, para limpiar y organizar. Te aseguramos que al tener tus espacios limpios y organizados tendrás por consecuencia días laborales más productivos y rentables. 

12. Toma descansos y cuídate

Al trabajar desde casa es posible que no separemos el trabajo de las actividades en casa y del autocuidado. Se recomienda que cambies el enfoque de tu productividad del trabajo desde el hogar y reserves tiempo para ti y para hacer pausas activas, tal como si estuvieses trabajando desde la empresa. 

Por ejemplo, al despertar por la mañana toma una ducha y cambia tu pijama por ropa fresca y que te haga sentir en la oficina. Por las tardes, dedica unos minutos a la meditación o a leer un libro. No es necesario seguir un horario estricto de trabajo y descanso. De hecho, vale más la calidad que la cantidad, simplemente cuando te sientas agotada toma un break. 

Esto no solo te ayuda a combatir la fatiga laboral desde casa, sino que podría terminar aumentando tu productividad. 

Otra forma de mejorar tu rendimiento trabajando desde casa es hacer una pausa consciente para comer, es decir, desconectarse de las pantallas y disfrutar de cada bocado.  Además, tomar un descanso de al menos 10 minutos cada dos horas de trabajo resulta útil. Aléjate de la computadora, haz estiramientos y da una vuelta. Tu cuerpo y espalda en sí lo agradecerán. 

En conclusión: cómo ser más productivo cuando trabajas desde casa

No resulta sencillo a la primera ser productiva practicando el teletrabajo, pero estos consejos pueden ayudarte a ser no solo más productiva, también a adaptarte a trabajar desde casa sin tanto complique. Recuerda tomar descansos usando la técnica de pomodoro o cada cierto tiempo para estirarte y alimentarte con comida sana y nutritiva. 

Quizás te tome tiempo adaptarte a esta nueva forma de trabajo y a desarrollar las técnicas adecuadas de acuerdo a tu flujo de trabajo, pero ten paciencia y sé consistente. Implementa las recomendaciones anteriores y adecua tu espacio de trabajo para maximizar la productividad.