Antes de iniciar un negocio es fundamental conocer los costos que esto conlleva, así como los pros y los contra del proceso, para ello, resulta útil estructurar un plan de negocio. Solo es cuestión de que tomes papel y lápiz y anotes todas tus ideas. 

Los costos de poner en marcha un emprendimiento pueden acumularse rápidamente y llegar a abrumarte, pero si los planificas con anticipación puedes asegurar tu camino al éxito y evitar quedarte sin dinero a mitad de camino. 

Algunas microempresas requieren más inversión que otras en sus inicios, por lo que evaluar los costos de puesta en marcha al comienzo de tu proyecto puede ser importante para despegar con más facilidad. 

¿Quieres saber cuánto te costará comenzar tu nuevo negocio?

En este artículo te brindamos una orientación sobre la variedad de gastos, tarifas y aspectos que debes tener en cuenta al momento de emprender y crear tu plan de negocio. Esto te permitirá tener un panorama amplio de cómo se va a desenvolver tu emprendimiento o microempresa a futuro. 

En este enlace te compartimos modelos de plantilla Excel para controlar tus gastos y flujo de caja. Es una herramienta sencilla que puede ayudarte a controlar los ingresos y egresos de tu negocio. 

Ahora sí, veamos qué debes tener en cuenta al momento de emprender un negocio. 

¡Empecemos! 

El costo de producir: producto o servicio

Ya sabes cuál será el objeto y actividad económica de tu negocio, ahora es momento de evaluar si lo que planeas vender tiene un costo de materiales o inventario inicial por artículo y saber sus costos exactos. Por ejemplo, si planeas vender ropa, ¿cuánto costará producir cada prenda? O en caso que compres al por mayor, ¿cuál es el valor de cada prenda? Si planeas vender postres, ¿cuánto cuestan los ingredientes para prepararlos? Si planeas iniciar un negocio de venta de cactus ¿cuánto costará cada matera y el abono?

Averiguar estos costos puede ser tedioso pero necesario para saber cuál es el monto de inversión inicial, los precios al consumidor y más adelante cuáles serán tus ganancias.  Solo es cuestión de hacer una buena investigación. 

Construcción o estructura física inicial  

Si tu negocio va a funcionar en un establecimiento físico, es probable que tengas que cubrir los costos de la construcción y/o adaptaciones del local. 

En caso de iniciar una construcción desde obra gris, deberás estar al tanto de los requisitos establecidos en la ley y los permisos necesarios para llevarlo a cabo. Los costos iniciales van desde los certificados de Protección Civil hasta los honorarios de abogados para lidiar con eventos inesperados, asimismo, la contratación de ingenieros y arquitectos.  

Ahora bien, suele ser común que los emprendedores y empresarios opten por ocupar locales ya construidos, para así encargarse únicamente de las adaptaciones necesarias. En tal caso, contratar un asesor de bienes raíces podría serte útil, solo es cuestión de presentarle tus requerimientos. El asesor te cobrará una tarifa, que también deberás incluir en los costos generales. 

Desde el primer acercamiento con el asesor deberás dejar claras tus necesidades. Por ejemplo, si tu negocio es una cafetería, posiblemente necesites desagües,, instalación de gas, campana y extractor de aire. Entonces, será necesario que el asesor inmobiliario busque un local con esas especificaciones y así te ahorrarás tener que hacer esas instalaciones desde cero. 

Tarifas y gastos relacionados con la industria 

En ciertas industrias hay tarifas con las que se debe cumplir y querrás investigar con anticipación. Por ejemplo, si tienes pensado comprar piezas o materiales en el extranjero para reducir costos, debes tener en cuenta los costos de fletes y aranceles. Estos costos posiblemente elevarán los precios de las piezas y tendrás que aumentar el precio final del producto. 

Aquí es donde la escala toma importancia. 

Si estás pensando iniciar un negocio que involucre el cuidado de niños o el servicio de alimentos, necesitarás cumplir con el reglamento establecido por la Secretaría de Salud y obtener permisos y certificados de operación. Otros sectores posiblemente necesiten permisos diferentes, por lo que es importante informarte para cumplir con tus obligaciones. 

Seguros 

Las empresas podrán contratar una póliza de responsabilidad civil, en especial, las compañías relacionadas al comercio, industria de alimentos, construcción, industria farmacéutica, hotelería, condominios, escuelas, restaurantes, empresas de telecomunicaciones, de transporte de carga y empresas de servicios públicos. Este tipo de seguro ampara legalmente todos los daños causados a un tercero en el desarrollo de las actividades de la empresa asegurada. 

Aunque estos seguros no son obligatorios para todos los negocios y empresas, procura consultar ya que para ciertos sectores sí es obligatorio. De cualquier forma, estos seguros son recomendables. 

Además, una empresa legalmente constituida puede contar con un seguro de responsabilidad del empleador, las compensaciones de los trabajadores, seguros contra riesgos de trabajo y seguros de invalidez a corto o largo plazo. Recuerda anexar a los costos el porcentaje destinado al pago de EPS de los empleados. Asegúrate de tener muy claros todos estos costos. 

Depósitos

Si vas a alquilar un espacio comercial para desempeñar las labores de tu empresa, algunos propietarios suelen pedir entre tres y seis meses de arriendo por adelantado por concepto de depósito. En caso de tener que dejar depósitos muy altos, puedes negociar con el dueño del establecimiento para que después del primer año se libere un mes cada 6 o 12 meses, hasta que el propietario sólo retenga dos meses. 

Mercadeo

Desde los inicios de tu emprendimiento tendrás que tener en cuenta las técnicas de comercialización de tus productos o servicios, esto permitirá que la demanda aumente dentro del mercado. Hay ciertas tareas que podrás hacer tú mismo usando herramientas digitales gratuitas como Canva. Esta herramienta te permite crear piezas digitales para las redes sociales de tu negocio, panfletos publicitarios, brochure, entre otros.

Más adelante, cuando obtengas mayores ingresos, puedes invertir en servicios profesionales. A continuación, algunos ejemplos: 

Diseño de identidad de marca 

La identidad de la marca es esencial para que tus clientes te reconozcan fácilmente, y para tener armonía entre los productos o servicios que ofreces y aquello que quieres transmitir a través de tu emprendimiento. Desde Centro de Diseño e Innovación de la CMMC ofrecemos servicios como Diseño de Marca y Aplicación de marca, para que lleves tu negocio a otro nivel.No es indispensable tener un logo desde que inicias con tu emprendimiento, pero con el tiempo puedes invertir en su creación para generar mayor recordación entre tus clientes. Desarrollo de tu sitio web

Es importante tener presencia digital para llegar a más personas. Si no estás listo para tener un sitio web, puedes empezar por tener presencia en redes sociales como Instagram, TikTok o Facebook para lograr el reconocimiento de tu marca y tener mayor alcance. Estas redes sociales podrían servirte como tu página de inicio mientras tienes una página web. También puedes crear una página de inicio sencilla por tu cuenta a partir de plataformas como Squarespace o Canva. 

Una vez estés listo para contratar a un diseñador, desarrollador web y un redactor profesional, elabora un presupuesto e intenta adaptarte a él. Investiga en el mercado cuáles son los precios medios e intenta incorporar a tu equipo profesionales que te garanticen un trabajo de calidad y una buena relación de precio. Esta inversión te permitirá tener un sitio web atractivo e interconectado con tus redes sociales. Considera un presupuesto mensual para que el profesional se encargue de mantener tu sitio web actualizado. 

Publicidad y promoción 

La sostenibilidad de tu negocio depende, en gran parte, de la fidelización de tus clientes y de la capacidad que tengas de llegar a más personas a través de tus productos o servicios. 

La mejor publicidad es el boca a boca. Una forma segura de obtener nuevos clientes es por medio de las referencias de tus anteriores clientes, así, es posible que obtengas ventas haciendo un trabajo activo a través de tus contactos. Y lo mejor ¡es gratis! 

Si tu negocio requiere una estrategia para clientes potenciales, es posible que debas crear un plan promocional que incluya una reunión o evento, folletos y publicidad en los medios donde esté tu público objetivo. Imagina y plasma lo que esperas de este tipo de publicidad y luego cotiza cuánto tendrías que invertir. 

Administración General de Empresas 

Hay aplicaciones gratuitas que puedes descargar y usar en tu laptop o celular para llevar una buena organización y correcta gestión de negocio. Asana, Mailchimp, Zoom, Trello, Canva, Google Calendar, Google Meet, entre otras. Hay otras de pago que tendrás que considerar dentro de tu presupuesto.

Otros costos administrativos que posiblemente debas tener en cuenta son: : la contabilidad y preparación de tus declaraciones, el pago de impuestos, las tarifas de organización empresarial, los costos de protección intelectual e industrial, las tarifas generales de consultoría y asesoramiento, los cursos de capacitación, las comisiones bancarias y otros costos auxiliares. 

Las plantillas en Excel que te compartimos al inicio te servirán para tener una idea aproximada del monto de estos gastos. Es importante que al emprender o crear tu empresa, tengas estos conocimientos frescos y sepas cuáles son los pasos a seguir. 

Costos no anticipados

Ten en cuenta que, aunque tengas una buena planificación y creas tener todo bajo control, siempre habrá algo de último momento por resolver. Esto se puede contrarrestar estableciendo el 10% de los costos estimados de puesta en marcha para cubrir los costos imprevistos de tu empresa. Este porcentaje te resultará suficiente siempre y cuando tengas una buena planificación. 

Comprender y saber controlar los aspectos financieros de tu negocio es esencial para comenzar con el pie derecho y construir un negocio exitoso. 

Si creas buenos hábitos financieros desde el principio, construirás un negocio sostenible.