Los propietarios de pequeñas empresas tienden a centrarse más en el trabajo de la empresa que en vigilar las finanzas y la contabilidad de la empresa.

Esto es normal y no es necesariamente malo, siempre y cuando las funciones financieras y contables no se ignoren del todo. Eso solo genera más trabajo en el futuro y puede obstaculizar el crecimiento del negocio.

Las finanzas comerciales deben separarse de las finanzas personales del fundador o propietario del negocio y cuanto antes mejor; de preferencia desde antes de iniciar las actividades.

Una empresa es una entidad en sí misma. Tiene un propósito, que generalmente incluye hacer dinero para sus propietarios. No separar las finanzas comerciales y personales puede obstaculizar el crecimiento del negocio y evitar que alcance su potencial. La separación no tiene por qué ser difícil, ahorra tiempo y crea valor.

Banco y contabilidad

El primer paso, y quizás el más importante para separar las finanzas comerciales y personales, es utilizar una cuenta bancaria exclusiva para la empresa.

Generalmente, debe ser una cuenta corriente. Todos los ingresos comerciales deben consignarse en ella y todos los gastos deben pagarse desde esta cuenta. Esto sirve como base para los registros comerciales, ya que todas las fuentes de ingresos y todos los gastos de la empresa deben ejecutarse a través de esta cuenta.

Usualmente, los clientes prefieren pagar con tarjeta. Por eso, es importantísimo tener una cuenta bancaria a nombre de la empresa para procesar estas transferencias. Ya sea que elijan crédito o débito, todos estos pagos van a la cuenta del negocio.

Adquiere una tarjeta de crédito para la empresa.

La empresa debe obtener, tan pronto como sea posible, una tarjeta de crédito propia y al menos un pequeño préstamo. Para una mipyme que empieza, el propietario normalmente tiene que proporcionar una garantía que avale ambos instrumentos. Sin embargo, lo importante es entender que el objetivo del crédito comercial es contar con un respaldo, pero, en última instancia, la empresa debe poder sostenerse sin utilizarlo.

Mantener las finanzas comerciales y personales separadas hace que sea  más fácil fundamentar los ingresos y los gastos comerciales. Es un principio de orden que te pedirán cuando solicites el crédito de empresa.

Tener buenos registros es básico. Si tus registros personales y comerciales se mezclan, estarás invirtiendo un tiempo profesional en clasificar de dónde procede cada gasto. Separarlos desde el principio facilita toda la operación.

Tus impuestos y los de tu empresa.

Lo mismo ocurre con los impuestos. Si tus registros son confusos, acabarás  invirtiendo mucho tiempo para arreglarlo o pagando a otra persona para que lo haga. Si mantienes el orden, esto no será necesario.

La cuenta bancaria comercial también es clave aquí, siempre que la uses correctamente. Procura, en la medida de lo posible, pasar todos los ingresos y gastos a través de esta cuenta. Y cuando no sea posible, documentar bien estas operaciones para informar al contador que lleva tus cuentas.

Tu contador no deducirá aquellos gastos de los que desconozca  su procedencia. Una buena documentación te permite ahorrar dinero en la preparación de los impuestos y guardar dinero al no tener que pagar impuestos de más.

Hacer esto es importante para que puedas rastrear el dinero que pagaste de tu bolsillo durante la creación del negocio. 

¿Pusiste dinero que deba registrarse como pagado en capital? O quizás ¿prestaste el dinero a la empresa y tienes derecho a ganar intereses sobre el préstamo y finalmente recuperar el capital libre de impuestos? ¿No estás contento de mantener las cosas separadas y llevar registros pues consideras que te hará perder oportunidades?

Valor comercial y valoración comercial

Tu negocio es un activo. Probablemente quieras que ese activo aumente de valor. 

El valor de una empresa se determina mediante una valoración empresarial. Hay una variedad de formas de valorar una empresa, la mayoría son valoradas por su desempeño. Si deseas obtener una valoración más alta, necesitarás registros precisos – lo que significa que no es buena idea mezclar tus cosas personales con los asuntos de la empresa.

Hay algunas razones que hacen de este proceso un elemento favorable: . 

Como activo, el negocio puede ser garantía de alguna deuda. Cuanto mayor sea la valoración, mayor será el potencial de endeudarte, y es posible que en un futuro a mediano plazo desees hacerlo para respaldar el crecimiento de tu negocio.

Además, una buena valoración te permitirá también obtener términos más favorables para una cantidad menor de deuda. 

Algunos propietarios esperan finalmente vender su negocio. Es una posibilidad: aumentar el valor de un negocio y luego retirar el dinero.

Un negocio cuyas finanzas se mezclan con las finanzas del propietario no podrá venderse por su valor potencial completo.

Contar con registros claros para corroborar el precio por el que estás vendiendo el negocio y separar las finanzas comerciales y personales harán que la empresa valga más. 

Divide tu vida

Separar sus finanzas comerciales y personales ayuda a proporcionar una división entre tu vida comercial y tu vida personal. Es posible que no desees que un auditor que examine tu empresa tenga acceso a tus finanzas personales porque están mezcladas.

En algún caso podrías también ser auditado sobre tus finanzas personales, pero no hay razón para abrirle la puerta a los problemas en la casa. 

Existe la percepción común de que separar las finanzas comerciales y personales ayuda a protegerte personalmente de la responsabilidad: este es un aspecto importante.

Por ello es posible que desees seguir algunos pasos; separar las finanzas comerciales y personales no puede dañarte desde el punto de vista de tu responsabilidad comercial. Sin embargo, una de las acciones más importantes que puedes tomar en este sentido es tener una conversación con tu abogado. 

Lo más importante es…

No hay ningún inconveniente con separar las finanzas personales y las comerciales. No te llevará más allá de un par de horas configurar todas las acciones necesarias para hacerlo. Eso te permitirá ahorrar dinero en los servicios de contabilidad y de impuestos, y no terminar pagando de más por ninguno de estos conceptos.

Adicionalmente, las buenas decisiones financieras se limitan a la calidad de la información disponible.

Si tus finanzas personales y comerciales se mezclan, no tendrás disponible la mejor información, esto limitará tu capacidad para tomar decisiones financieras óptimas. 

Sacar provecho a todo el rendimiento posible de tu negocio para brindarle a tu familia lo mejor: ese es el resultado final que busca la mayor parte de los empresarios grandes, pequeños y medianos. Separar las finanzas personales y comerciales es una ayuda fundamental en este objetivo. Ya lo sabes: una cuenta separada de tu cuenta personal y registros minuciosos y separados de todas las operaciones de tu negocio.