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Seth Godin organizó una sesión en Facebook Live con Simon Sinek para responder preguntas de propietarios de pequeñas empresas que están encontrando su camino a través de la crisis que hemos vivido los últimos años. Las preguntas tocaron muchos temas, pero la que más me llamó la atención fue una sobre cómo llevar a cabo reuniones efectivas.
Godin respondió de inmediato: “¡Cancela todas tus reuniones! Ese es mi mejor consejo”.
Como miembro externo de equipos a los que doy apoyo desde mi casa, al día tengo que participar en muchas reuniones. El consejo de Godin era completamente contrario a mi experiencia diaria, así que me pregunté: ¿Son efectivas todas reuniones a las que asisto?
Empecé a evaluar las diversas reuniones a las que había asistido durante las últimas dos semanas y concluí que, si bien a menudo es cierto que debes “quedarte con las donas y cancelar la reunión”, existen razones válidas para organizar reuniones más efectivas..
Aquí hay cinco tipos de reuniones que vale la pena tener:
1-Intercambio de información
Es probable que las personas que se unan a estas reuniones de trabajo tengan un contexto sobre lo que se va a hablar en esta, tendrán una opinión e ideas que contribuyan a cumplir el objetivo de la reunión. Es importante siempre al inicio de las reuniones dar información sobre los temas a tratar, responder a todas las preguntas que puedan surgir y así mismo preguntar cuantas veces sea necesario
2-Informes de actividades y próximos pasos
Los proyectos funcionan mejor cuando hay controles de responsabilidad integrados con las partes interesadas y los líderes del proyecto.
Aunque puedes enviar fácilmente el informe de actividades por correo electrónico a todos los involucrados, llevar a cabo una reunión efectiva significa que todos se reúnan para celebrar los logros y los hitos y reconocer conjuntamente el progreso y el trabajo que queda por hacer. Esto inspira a todo el equipo a seguir trabajando para cumplir con los objetivos trazados, a a todos los actores en la misma sintonía.
De esta forma, si un proyecto tiene problemas o no se ha podido cumplir con los objetivos, lo ideal sería hablarlo en la reunión para que todo el equipo sienta que todos están juntos para solucionar los diferentes inconvenientes que se puedan presentar, esto puede ayudar a buscar la mejor solución para poder avanzar.
3-Establecer prioridades
En el entorno actual, todo el mundo tiene más trabajo que hacer que tiempo para hacerlo. Parece haber un impulso continuo para recortar presupuestos y hacer más con menos. Y eso incluye a nuestra gente.
En el estrés diario de tratar de hacer todo, podemos apoyar a nuestroequipo ayudándolos a priorizar en qué enfocarse.
Esto puede ser de gran ayuda para alguien que se siente abrumado. Las reuniones bien organizadas no necesitan ser largas para ser efectivas a veces, una conexión de 10 minutos es suficiente. El simple hecho de ayudar a alguien a concentrarse en una cosa a la vez puede mejorar su productividad de manera exponencial.
4-Planificación y creación de estrategias
Es importante programar revisiones de rutina de las estrategias que se están implementando para lograr tus objetivos.
Este trabajo puede ser aún más efectivo cuando se trabaja en equipo en lugar de hacerlo solo.
Ya sea que trabajes con asesores externos o con tu propio equipo, es importante dedicar tiempo para evaluar si las actividades diarias están cumpliendo con la misión del negocio , están alineadas con sus valores y están promoviendo su visión y su propósito.
Una reunión bien organizada y eficaz proporciona inspiración, conduce a la evolución de ideas y la ejecución de planes, y los une a todos y te ayuda a ver con más claridad para cumplir con los objetivos.
5-Sesión de comentarios y ayuda
Con la velocidad del avance de la tecnología junto con las complejidades cada vez mayores de nuestros mundos, todos estamos constantemente aprendiendo y utilizando este nuevo conocimiento para realizar nuestro trabajo.
Además, para incorporar diferentes experiencias y puntos de vista, estamos aumentando la diversidad de nuestros equipos para incluir personas de diferentes edades, géneros, antecedentes educativos y etniasTodo esto brinda la oportunidad de mejorar nuestros proyectos, así como nuestras propias capacidades y las de los demás; especialmente si nos ayudamos mutuamente a través de comentarios y capacitación. Es importante poder confiar unos en otros de esta manera, independientemente de la jerarquía y de nuestras relaciones laborales.
Cuando las compartimos, nuestras experiencias nos permiten crecer cada día; y cuando esto sucede a menudo cuando se pueden realizar reuniones efectivas.
Si deseas que tu reunión sea eficaz, asegúrate de que tenga un propósito y tenga una agenda. Si no hay ningún propósito, estoy de acuerdo con Seth Godin: Cancela.