Resumen de 6 segundos: En el mundo empresarial moderno, es importante organizar reuniones eficaces para garantizar que tu negocio funcione sin problemas. Estas son algunas de las mejores prácticas.

Seth Godin organizó una sesión en Facebook Live con Simon Sinek para responder preguntas de propietarios de pequeñas empresas que están encontrando su camino a través de la crisis que hemos vivido los últimos años. Las preguntas abarcaron muchos temas, pero la que me llamó más la atención fue una sobre cómo llevar a cabo reuniones efectivas.

Godin respondió de inmediato: “¡Cancela todas tus reuniones! Ese es mi mejor consejo “.

Como miembro externo de equipos a los que apoyo desde mi casa, al día participo en muchas reuniones. El consejo de Godin era completamente contrario a mi experiencia diaria, así que me pregunté: ¿Son efectivas las muchas reuniones a las que asisto?

Empecé a evaluar las diversas reuniones a las que había asistido durante las últimas dos semanas y concluí que, si bien a menudo es cierto que debes “quedarte con las donas y cancelar la reunión”, existen formas legítimas de organizar reuniones eficaces.

Aquí hay cinco tipos de reuniones que resultan en progreso:

1-Intercambio de información

Las personas que se unen para trabajar en un proyecto se desempeñarán en un nivel superior si comprenden el contexto. Estarán empoderados para tener una opinión y desarrollar ideas que contribuyan a promover el propósito del proyecto si conocen el objetivo y en qué están trabajando todos.

La agenda aquí es proporcionar contexto al compartir información y responder preguntas. Esto puede prepararte para el éxito al embarcarte en algo nuevo.

2-Informes de estado y próximos pasos

Los proyectos funcionan mejor cuando hay controles de responsabilidad integrados con las partes interesadas y los líderes del proyecto.

Aunque puedes enviar fácilmente el informe de estado por correo electrónico a todos los involucrados, llevar a cabo una reunión eficaz significa que todos se reúnan para celebrar los logros y los hitos y reconocer conjuntamente el progreso y el trabajo que queda por hacer. Esto inspira a todo el equipo a trabajar duro y concentrados. Además, mantiene a todos los actores en la misma sintonía.

Del mismo modo, si un proyecto tiene problemas, trabajar juntos para resolver los problemas durante las sesiones de intercambio de ideas puede recordar a las personas que están todos juntos en esto. Ayuda a producir las mejores soluciones sobre cómo avanzar.

3-Establecer prioridades

En el entorno actual, todo el mundo tiene más trabajo que hacer que tiempo para hacerlo. Parece haber un impulso continuo para recortar presupuestos y hacer más con menos. Y eso incluye a nuestra gente.

En el estrés diario de tratar de hacer todo, podemos apoyar a nuestros empleados y miembros del equipo ayudándolos a priorizar en qué enfocarse.

Esto puede ser de gran ayuda para alguien que se siente abrumado. Las reuniones bien organizadas no necesitan ser largas para ser efectivas; a veces, una conexión de 10 minutos es suficiente. El simple hecho de ayudar a alguien a concentrarse en una cosa a la vez puede mejorar su productividad de manera exponencial.

4-Planificación y elaboración de estrategias

Es importante programar revisiones de rutina de las estrategias que tienes implementadas para lograr tus objetivos.

Este trabajo puede ser aún más efectivo cuando se trabaja con otras personas en lugar de hacerlo solo.

Ya sea que trabajes con asesores externos o tu propio personal, es importante dedicar tiempo para evaluar si las actividades diarias están cumpliendo con la misión de la compañía, están alineadas con sus valores y están promoviendo su visión y su propósito.

Una reunión bien organizada y eficaz proporciona inspiración, conduce a la evolución de ideas y la ejecución de planes, y los une a todos. Te ayudan a ver el bosque y a salir de la maleza.

5-Sesión de comentarios y ayuda

Con la velocidad del avance de la tecnología junto con las complejidades cada vez mayores de nuestros mundos, todos estamos constantemente aprendiendo y utilizando este nuevo conocimiento para realizar nuestro trabajo.

Además, para incorporar diferentes experiencias y puntos de vista, estamos aumentando la diversidad de nuestros equipos para incluir personas de diferentes edades, géneros, antecedentes educativos y etnias.

Todo esto brinda la oportunidad de mejorar nuestros proyectos, así como nuestras propias capacidades y las de los demás; especialmente si nos ayudamos mutuamente a través de comentarios y capacitación. Es importante poder confiar unos en otros de esta manera, independientemente de la jerarquía y de nuestras relaciones laborales.

Cuando las compartimos, nuestras experiencias nos permiten crecer cada día; y cuando esto sucede a menudo cuando se pueden realizar reuniones efectivas.

Si deseas que tu reunión sea eficaz, asegúrate de que tenga un propósito y tenga una agenda. Si no hay ningún propósito, estoy de acuerdo con Seth Godin: Cancela.