Si estás iniciando tu propio emprendimiento o empresa asegúrate de evitar estos errores.

Si estás leyendo este artículo, es muy probable que estés por emprender tu propio negocio o que ya hayas comenzando. De ser así ¡felicidades! Como quizás ya sabes, hay muchos aspectos a tratar en cuanto a la creación de una nueva empresa. Muchos de estos pueden ser ajenos y un poco confusos para personas que apenas inician en este mundo. 

Por ejemplo, los asuntos legales y contables; estos casi siempre se dejan para el final cuando emprendemos por primera vez y no tenemos la experticia. Pero es uno de los primeros aspectos que debemos atender para evitar dolores de cabeza a futuro. 

Echemos un vistazo a las áreas que las microempresas casi siempre ignoran o lo manejan de forma incorrecta, y además, veamos cómo evitar caer en esos errores.

1. Elegir una estructura empresarial incorrecta

La formación y constitución de una empresa es de los primeros pasos que deben darse.  Es importante definir algún tipo de estructura para limitar tu responsabilidad personal y ayudar a tener una buena gestión financiera, es decir, mantener los ingresos y gastos de la empresa separados de tus gastos personales. 

Hay varias estructuras corporativas disponibles para ti y que puedes consultar en la Cámara de Comercio, en Colombia las más comunes son Sociedad de responsabilidad limitada (LTDA.), Sociedad anónima (S.A.), Empresa unipersonal (E.U.) y Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S). 

Cada una de estas tiene sus ventajas y desventajas. La idea sería asesorarte y encontrar la que tenga más relación con tu negocio. Deberás tener en cuenta las posibles implicaciones fiscales y la forma en que quieres que se constituya tu empresa.

La elección incorrecta del tipo de empresa se puede solucionar; sin embargo, la inversión monetaria y del tiempo no se recupera. A largo plazo puede hacerte perder más dinero en impuestos u otras tarifas antes de poder corregirlo. Y hay algunos problemas que son más difíciles de modificar por ejemplo: el cambio de actividad económica. Aunque no es imposible hacer este cambio, bien es cierto que requiere esfuerzo y puede tomar tiempo. Deberás dirigirte a las sedes de la CCB, y tener en cuenta que la información de tu actividad debe ser idéntica en el orden y cantidad con la reportada en la DIAN. 

Por estas y otras razones, es preferible trabajar con un abogado comercial y un contador para establecer desde un inicio el capital, actividad económica, los ingresos y gastos, y por supuesto, esto te garantiza mantenerte al día con la DIAN. 

2. No tener condiciones de servicio o política de privacidad

No tener términos de servicio o políticas de privacidad en tu sitio web o aplicación móvil puede generar una multitud de problemas. Los términos son esenciales para que tus clientes conozcan la forma en la que se van a involucrar con tu empresa y el uso de tus servicios. Por lo general, los términos y políticas de privacidad cubren asuntos importantes y problemáticas como la facturación, envíos, políticas de uso del sitio y la propiedad intelectual de los clientes. 

Por su parte, la política de privacidad establece los tipos de datos de los clientes que recopilamos en el sitio web y la forma cómo usamos esos datos. Es indispensable que tu sitio cumpla con la Ley 1581 de Protección de los Datos Personales en Colombia. 

3. No hacer que los miembros del equipo firmen contratos 

A medida que tu negocio va creciendo, se hace vital ampliar el equipo de trabajo. Es posible que tengas que contratar empleados bajo nómina o trabajar con ellos bajo el régimen de freelance. Sin importar la forma de trabajo, es importante que esa relación laboral no sea informal. Es decir, los miembros de tu equipo deben firmar al menos un acuerdo privado con los aspectos básicos, derechos, obligaciones y tareas a desarrollar mientras dure la relación contractual. 

También, como mínimo, cada persona de tu equipo deberá firmar acuerdos de confidencialidad y acuerdos de propiedad intelectual. Estos documentos te aseguran que tu equipo no utilice tus ideas e información empresarial propia (ni que las lleve a un competidor)  y que tú tengas la propiedad absoluta del trabajo que produzcan para tu empresa. 

Tener empleados supone más trabajo para la empresa a nivel administrativo y legal, ya que tendrás que ocuparte de los impuestos, seguros, nómina y otros asuntos. Y no creas que por tener a tus empleados bajo la modalidad de trabajador independiente te salvas de todo este papeleo. La Ley del Trabajo en Colombia y el Código Sustantivo del Trabajo establecen una variedad de factores que determinan si un trabajador es un empleado o no, y las sanciones por clasificación errónea puede traer unas cuantas sanciones. 

4. No proteger tu propiedad intelectual 

Casi todas las empresas tienen al menos algo de propiedad intelectual que deben proteger. Para muchas empresas y emprendimientos, esta propiedad intelectual puede ser el secreto de su éxito y constituir la columna vertebral de sus productos. 

Por ejemplo, ¿dónde estaría Uber sin su aplicación móvil y la infraestructura que la sustenta? 

Sin importar el objeto de la marca, es importante que la registres para evitar que otras personas o microempresas operen bajo el mismo nombre o nombres similares que podrían confundir a tus clientes. Si tu producto se basa en un software, puede ser necesario patentar o proteger tu tecnología. 

Uno de los errores que debes evitar al crear una empresa es precisamente postergar la protección de su propiedad intelectual. A menudo se posterga porque se piensa que no es necesario o porque podría ser muy costoso. Pero lo cierto es que lo más costoso podría ser cambiar tu nombre (después de usarlo en el empaque de tus productos o servicios, página web, redes sociales, etc.) o peor, iniciar una acción legal en el futuro. 

Otros errores que deben evitar las empresas pequeñas

Lo anterior son solo errores “básicos o comunes” a los que puede enfrentarse una nueva empresa. Las leyes pueden acarrear más problemas. En general, los asuntos legales pueden ser abrumadores y tediosos. De ahí la importancia de contratar a un abogado especializado con el que te sientas cómoda y que a largo plazo pueda ser de confianza para tratar estos y otros tipos de asuntos a beneficio de tu empresa. 

También resulta necesario encontrar a un contador que pueda llevar al día las finanzas de tu empresa, sobre todo enfocado en los temas de impuestos y nómina, esto dependerá de tu modelo de negocio.